Il Contesto di riferimento dell’Agenzia
L’Agenzia che ci ha contattato era una piccola realtà costituita da relativamente poco tempo con un giro d’affari di circa 0,5M e con un potenziale di crescita importante per gli anni successivi.
Composta da un piccolo Team di Event Manager molto competente e con esperienza pluriennale.
L’esigenza dell’Agenzia
Affrontare la crescita dimensionale del business che stava prospettando, mantenendo un assetto di Team numericamente stabile e senza dover introdurre nuove figure per gestire l’incremento delle Commesse Evento che avrebbero affrontato l’anno successivo e prevedibilmente negli ulteriori due / tre anni a seguire.
In una seconda fase integrare anche il processo amministrativo al crescere del volume d’affari.
La consapevolezza da cui matura la decisione di adottare una Piattaforma Gestionale Software
Il Team di Event Manager, seppur ben organizzato con template Excel ed una comunicazione interna efficiente, comprende che la sfida di crescita che si prospetta, se non gestita con uno strumento software di gestione adeguato, potrebbe far concretizzare i rischi di andare incontro a potenziali disservizi nei confronti dei Clienti oltre che la perdita di fatturato e la difficoltà di tenere sotto controllo i costi di produzione.
La sfida
L’Agenzia decide così di fare una software selection per individuare una soluzione di mercato che possa rispondere alle esigenze di crescita.
I driver della ricerca sono:
- Piattaforma con funzionalità già verticalizzate per le Agenzie che operano nella Event Industry;
- Rapidità di setting e Go Live;
- Erogata anche in modalità SaaS per una maggiore sostenibilità economica iniziale;
- Formazione e supporto nel tempo adeguati alle esigenze di disponibilità e urgenza proprie di chi opera nella Event Industry;
- Possibilità di scalabilità per i processi aziendali in modo da poter beneficiare delle potenzialità della Piattaforma Software Gestionale contestualmente alla crescita del business.
Il percorso di selezione
A Maggio l’Agenzia ci contatta per avere qualche informazione in merito a IEAP, la nostra Piattaforma Software Gestionale specializzata per le Agenzie che operano nella Event e Live & Digital Comunication Industry.
Organizziamo così nel giro di un paio di giorni una call per comprendere meglio le esigenze specifiche dell’Agenzia e facciamo già una prima demo live della Piattaforma Software. Contestualmente concordiamo una seconda demo focalizzata su due loro case history relative a Commesse Evento con una significativa complessità.
Gli specialisti IEAP acquisiscono i requisiti espressi dall’Agenzia e preparano un Proof of Concept (POC) che consenta di verificare la copertura funzionale della Piattaforma Software rispetto ai processi ed esigenze dell’Agenzia.
Nella seconda sessione viene fatta un’ampia panoramica dimostrativa delle funzionalità della Piattaforma Software IEAP con particolare riferimento alle due case history che ci erano state inviate e l’Agenzia rileva che effettivamente la Piattaforma copre adeguatamente le esigenze operative e funzionali. Contestualmente sottoponiamo all’Agenzia la proposta tecnico economica per l’adozione della Piattaforma da parte dell’Agenzia.
Nelle settimane successive si susseguono varie richieste per email di richieste di chiarimento a cui diamo seguito e risposta tempestivamente. Questo consente all’Agenzia di avere il quadro chiaro e trasparente di tutti gli aspetti qualora optassero favorevolmente per la nostra proposta tecnico economica.
Nel mese di settembre la Direzione dell’Agenzia chiede di poter avere un’ulteriore dimostrazione, in particolare per gli aspetti di processo amministrativo e controllo di gestione che, seppur non in scope per la prima fase di avviamento dell’operatività, sarebbero comunque un’esigenza che si concretizzerà successivamente. Contestualmente vengono fornite rassicurazioni anche in merito alla gestione sicura dei dati.
I mesi di ottobre e novembre consentono di rafforzare la convinzione dell’Agenzia di adottare IEAP la nostra Piattaforma Software, anche grazie alle risposte tempestive che forniamo alle ulteriori richieste di chiarimento.
Il Go Live
A fine novembre l’Agenzia conferma la volontà di aderire alla nostra proposta tecnico economica con l’obiettivo di avere il Go Live per inizio gennaio.
Nel mese di dicembre definiamo insieme i requisiti di dettaglio ed il setting della Piattaforma Software a cui seguono le nostre attività tecniche di messa in esercizio, arrivando puntualmente al Go Live per l’ultima settimana di dicembre.
Nella prima quindicina di gennaio viene erogata la formazione al Team di Event Manager che inizia immediatamente ad operare con IEAP per costruire i budget di commessa, generare i preventivi per i clienti ed emettere gli ordini ai fornitori oltre tutte le altre funzionalità disponibili nella Piattaforma Software Gestionale.
La verifica della promessa di valore di IEAP
Negli anni successivi, IEAP conferma la bontà di sapere rispondere alla promessa di valore iniziale, consentendo all’Agenzia, a parità di risorse che compongono il Team di Event Manager di scalare il business raggiungendo un X3 di fatturato nel primo anno successivo e un X7 di fatturato nel secondo anno successivo.
Naturalmente l’abilità di raggiungere tali risultati è da riconoscere integralmente al Team di Event Manager che ha comunque potuto contare su uno strumento operativo che lo supportasse nelle attività quotidiane come facilitatore grazie anche alle caratteristiche di intuitività che i Clienti riconoscono a IEAP.
Le evoluzioni successive
Come previsto nel piano condiviso nella fase di “Percorso di selezione” negli anni successivi, quando l’Agenzia ha deciso di estendere l’adozione di IEAP al processo amministrativo, ha potuto farlo rapidamente grazie anche alla gestione integrata della fatturazione elettronica in IEAP ed il collegamento a SdI che consente una rapida riconciliazione dei ricavi e dei costi presenti nella Commessa Evento con le relative fatture.
L’ulteriore passo successivo di adozione delle funzionalità più avanzate di IEAP ha riguardato il controllo di gestione con Profit & Loss (PnL).
Altra ulteriore evoluzione di processo prevista per il futuro è l’utilizzo dei timesheet per la rendicontazione delle ore lavorate sulle Commesse Evento che consentirà di elaborare la Profitability di secondo livello sia a livello di Commessa Evento che di Cliente.
