Il Contesto di riferimento dell’Agenzia
L’Agenzia che ci ha contatto era una realtà di primo piano nel panorama nazionale della Event Industry con una solida tradizione pluriennale costellata da numerosi riconoscimenti di premi e con un giro d’affari di circa 18M e un Team composto da svariate decine di Event Manager oltre ad altre professionalità complementari.
L’Agenzia ha mostrato da sempre una spiccata sensibilità per la gestione ordinata del processo operativo interno disponendo di una soluzione Custom proprietaria come sistema gestionale software per coprire tutti gli aspetti connessi alla gestione del budget di commessa, dei preventivi a cliente, degli ordini ai fornitori, etc..
L’esigenza dell’Agenzia
In vista dell’avvento della fattura elettronica, per supportare un cambio di assetto gestionale e per superare le criticità tipiche di soluzioni software Custom, la Direzione dell’Agenzia ha valutato di affidarsi a una Software Selection per individuare una soluzione di mercato verticalizzata sulla Event Industry che potesse adottare per dismettere la soluzione Custom.
La consapevolezza da cui matura la decisione di adottare una Piattaforma Gestionale Software verticalizzata di mercato
La Direzione dell’Agenzia consapevole dell’esperienza con la soluzione Custom che, seppur consentisse un’aderenza operativa molto spinta sulle procedure interne, presentava tutta una serie di controindicazioni non ultima l’impossibilità di ottenere evoluzioni per fattori esterni alla volontà dell’Agenzia, ha deciso di verificare quanto una Piattaforma Gestionale Software di mercato verticalizzata per la Event Industry potesse consentire di avere una copertura dei processi operativi interni di gestione del budget di commessa evento, preventivi a clienti, ordini a fornitori, riconciliazione contabile ricavi e costi con le fatture, etc… rispondenti alle esigenze e alle modalità operative dell’Agenzia.
La sfida
L’Agenzia decide così di fare una software selection per individuare una soluzione di mercato che possa rispondere alle esigenze di crescita.
I driver della ricerca sono:
- Piattaforma con funzionalità già verticalizzate per le Agenzie che operano nella Event Industry;
- Tempi di analisi di dettaglio dei requisiti che non siano dilatati e altrettanta rapidità di setting e Go Live;
- Disponibile di licenza d’uso in modalità Perpetual per una capitalizzazione dell’investimento e la possibilità di fruizione On Premise presso il Data Center dell’Agenzia;
- Formazione e supporto nel tempo flessibili e adeguati alle esigenze di disponibilità e urgenza proprie di chi opera nella Event Industry;
- Possibilità di ottenere personalizzazioni per aspetti specifici in tempi rapidi e con costi coerenti con il budget stanziato;
- Possibilità di migrazione dei dati dalla piattaforma Custom su IEAP;
- Integrazione della Piattaforma Gestionale IEAP con uno specifico sistema contabile software di Team System per fare in modo che quest’ultimo sia alimentato automaticamente senza doppia imputazione.
Il percorso di selezione
Ad aprile l’Agenzia ci contatta per avere qualche informazione in merito a IEAP, la nostra Piattaforma Software Gestionale specializzata per le Agenzie che operano nella Event e Live & Digital Communication Industry. L’Agenzia conosce la nostra proposta software perché in passato aveva ricevuto una nostra brochure che illustrava le potenzialità della nostra Piattaforma.
Organizziamo così nel giro di una settimana un incontro nella sede dell’Agenzia per comprendere meglio le esigenze specifiche e facciamo già una prima demo live della Piattaforma Software. Contestualmente concordiamo una seconda demo focalizzata su due loro case history relative a Commesse Evento con una significativa complessità.
Gli specialisti IEAP acquisiscono i requisiti macro espressi dall’Agenzia e preparano un Proof of Concept (POC) che consenta di verificare la copertura funzionale della Piattaforma Software rispetto ai processi ed esigenze dell’Agenzia.
Nella seconda sessione viene fatta un’ampia panoramica dimostrativa delle funzionalità della Piattaforma Software IEAP con particolare riferimento alle due case history che ci erano state inviate e l’Agenzia rileva che effettivamente la Piattaforma copre adeguatamente quasi integralmente le esigenze operative e funzionali.
La Direzione dell’Agenzia approva di procedere con una fase di analisi di dettaglio e approfondimento per individuare gli eventuali Gap funzionali da coprire con personalizzazioni e di entrare nel merito tecnico di come potrà essere implementata l’integrazione dati con il sistema contabile Team System.
Nei mesi di giugno e luglio vengono fatti gli incontri di approfondimento e definita l’analisi di dettaglio mappando analiticamente i Gap da coprire con delle personalizzazioni e le attività d’implementazione tecnica per l’integrazione con il sistema contabile. Contestualmente sottoponiamo all’Agenzia la proposta tecnico economica per l’adozione della Piattaforma da parte dell’Agenzia.
Nel mese di settembre viene condivisa la proposta tecnico economica mettendo a punto alcuni dettagli.
Il Go Live
A ottobre l’Agenzia conferma la volontà di aderire alla nostra proposta tecnico economica con l’obiettivo di avere il Go Live per inizio gennaio successivo.
I mesi di ottobre e novembre lavoriamo all’implementazione delle personalizzazioni e dell’integrazione dati con il sistema contabile Team System.
Nel mese di dicembre, con la collaborazione dell’azienda che si occupa dell’infrastruttura di sistema abbiamo svolto le attività tecniche di messa in esercizio e realizzato la migrazione dei dati dal precedente sistema, arrivando puntualmente al Go Live per l’ultima settimana di dicembre.
Nella prima quindicina di gennaio viene erogata la formazione al personale dei vari reparti dell’Agenzia: Event Manager, Amministrazione, Creativi e Direzione che iniziano immediatamente ad operare con IEAP per costruire i budget di commessa, generare i preventivi per i clienti ed emettere gli ordini ai fornitori, emettere le fatture ai Clienti e riconciliare le fatture fornitori elettroniche che iniziano ad arrivare SdI oltre tutte le altre funzionalità disponibili nella Piattaforma Software Gestionale.
La verifica della promessa di valore di IEAP
Fin dall’inizio di utilizzo, IEAP conferma la bontà di sapere rispondere alla promessa di valore iniziale, consentendo all’Agenzia, di essere operativa senza interruzioni e senza traumi nel passaggio da un sistema Custom ad una piattaforma software gestionale di mercato verticalizzata.
L’integrazione con il sistema contabile Team System si rivela efficace ed efficiente garantendo fluidità operativa anche nella gestione del nodo terminale di processo rappresentato dalla contabilità generale.
Le evoluzioni successive
Grazie ai periodici rilasci di aggiornamenti di IEAP previsti nel piano di evoluzione, l’Agenzia ha potuto beneficiare nel tempo della disponibilità di nuove funzionalità.
Grazie alla possibilità di intervenire direttamente che abbiamo sulla Piattaforma Software per produrre personalizzazioni, l’Agenzia ha potuto beneficiare di rapide implementazioni nei casi di acquisizione di nuovi Clienti che, ad esempio, richiedessero la produzione di preventivi personalizzati sulla base di template specifici richiesti dai Clienti.
