Le Agenzie di Eventi, generalmente, si trovano a gestire una situazione molto granulare di commesse con eventi che possono spaziare dalla convention con centinaia di partecipanti, e quindi un budget rilevante, al piccolo evento di inaugurazione determinando una numerosità significativa di budget con ricavi e costi che richiedono un controllo tempestivo e costante.
Sullo sfondo di tutto questo le esigenze della Direzione di Agenzia sono quelle di gestire in maniera armoniosa, sostenibile e soprattutto profittevole l’andamento economico complessivo tenendo conto anche dei costi generali di struttura e dei costi del personale non direttamente coinvolto nell’operatività sulle commesse.
È quindi fondamentale che la Direzione disponga di strumenti operativi di reporting interno che consentano in tempo reale di avere un quadro chiaro della prospettiva economica dell’Agenzia di come si svilupperà il corso dell’esercizio economico.
Reporting Profit & Loss: le sfida da affrontare nella pianificazione economica
In questo quadro è difficile che uno strumento come la contabilità ordinaria classica consenta di monitorare in modo efficace ed efficiente l’andamento previsionale dei risultati dell’Agenzia, anche nell’ipotesi di dover prendere tempestivamente decisioni operative e organizzative nel caso i risultati attesi non risultassero positivi.
Nelle valutazioni analitiche dell’andamento economico dell’Agenzia trova spazio rilevante il reporting Profit & Loss (P&L da questo momento in poi), uno strumento di facile comprensione anche per i non addetti ai lavori di contabilità come spesso risulta essere per la Direzione di Agenzia.
Il reporting P&L può essere articolato in vari modi in base anche alla sensibilità di colui che è destinato a fruirlo, le logiche di base sono comunque:
- Esporre le componenti economiche previsionali sia in termini di ricavi che di costi (budget);
- Esporre le componenti di ricavi e costi consolidati (actual);
- Determinare il Break Even Point;
- Determinare l’EBITDA;
- Determinare l’EBIT;
- Determinare l’EBT.
Come abbiamo risolto questa sfida con IEAP
In IEAP la Piattaforma Software per le Agenzie Eventi, è disponibile il report P&L con il quale è possibile ottenere in tempo reale e in automatico l’andamento economico dell’Agenzia.
Il report P&L prodotto da IEAP è un file Excel organizzato in sezioni che consentono la determinazione progressiva del risultato economico dell’Agenzia.
Sezione: Ricavi e costi di produzione (First Margin)
In cui sono esposti:
- Gruppi Clienti con il seguente livello di dettaglio per colonna determinato dalle commesse inserite in Piattaforma:
- Totalizzazione dei ricavi
- Totalizzazione dei costi diretti di commessa
- First Margin in valore economico
- First Margin in valore percentuale
- Riepilogo subtotale per classificazione e tipologia di evento
- Break even point economico di Agenzia e cioè l’importo economico ancora da generare commercialmente per arrivare al punto di pareggio dei costi interni di Agenzia
Sezione: Costi risorse umana
In cui sono esposti:
- L’aggregazione per tipologia di risorsa umana (Esempio: Event Manager, Creative, Amministrazione, etc…) con relativo totale e incidenza percentuale sul totale;
- L’elenco delle risorse umane con il relativo costo azienda determinato sia considerando il dato actual che il dato previsionale tenendo conto dello stato di avanzamento dell’esercizio
Sezione: Costi generali
In cui sono esposti:
- L’aggregazione per tipologia di conto mastro (Esempio: Locali, Consulenze professionali, Rappresentanza, etc…) con relativo totale e incidenza percentuale sul totale;
- Il dettaglio dei sottoconti con relativi importi economici sia considerando il dato actual che il dato previsionale tenendo conto dello stato di avanzamento dell’esercizio
Sezione: MARGINE OPERATIVO LORDO (EBITDA)
In cui è esposto:
- Il valore determinato dal margine di primo livello sottratto del totale dei costi delle risorse umane e dei costi generali esposti nelle sezioni precedenti.
Sezione: Ammortamenti e altri oneri straordinari
In cui sono esposti:
- L’aggregazione per tipologia di conto mastro (Esempio: Ammortamenti, etc…) con relativo totale e incidenza percentuale sul totale;
- Il dettaglio dei sottoconti con relativi importi economici sia considerando il dato actual che il dato previsionale tenendo conto dello stato di avanzamento dell’esercizio
Sezione: RISULTATO OPERATIVO (EBIT)
In cui è esposto:
- Il valore determinato nella sezione EBITDA sottratto del totale della sezione ammortamenti e altri oneri
Sezione: Oneri gestione finanziaria
In cui sono esposti:
- L’aggregazione per tipologia di conto mastro (Esempio: Oneri gestione finanziaria, etc…) con relativo totale e incidenza percentuale sul totale;
- Il dettaglio dei sottoconti con relativi importi economici sia considerando il dato actual che il dato previsionale tenendo conto dello stato di avanzamento dell’esercizio
Sezione: RISULTATO ANTE IMPOSTE (EBT)
In cui è esposto:
- Il valore determinato nella sezione EBIT sottratto del totale della sezione oneri gestione finanziaria
Se sei un responsabile di Agenzia Eventi e vuoi toccare con mano quanto descritto sopra chiedi e senza impegno otterrai una presentazione e una dimostrazione di come la Piattaforma Software IEAP può aiutarti a rendere profittevole la tua Agenzia.
