Software gestionale per le agenzie di eventi: generalista, custom o verticale?

Parafrasando una celebre pubblicità diffusa qualche decennio fa “Liscia, gassata o …” anche per la scelta di un software gestionale il responsabile di un’agenzia eventi si trova davanti ad un dilemma in stile shakespeariano: software generalista, custom o… verticale?

Scopriamo insieme, con questo articolo, quali sono le caratteristiche, i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna soluzione per poter scegliere consapevolmente quella migliore per la tua agenzia.

Quando un’agenzia cresce, crescono anche le necessità

Generalmente, con la crescita delle attività e del numero di eventi gestiti, l’agenzia si trova a dover fronteggiare le difficoltà insite nell’utilizzo di strumenti molto flessibili come Excel, ma che mostrano i loro limiti in un contesto in cui i dati gestiti crescono e le interazioni tra i reparti richiedono sempre più tempo da dedicare ad attività di back office, anche ripetitive, sottraendo tempo e risorse al business oppure dilatando la giornata lavorativa per trovare, magari nella serata, il tempo per dedicarsi a queste attività, apparentemente, secondarie.

A questo si aggiungono gli inevitabili errori dovuti alla natura di Excel che offre potenti e flessibili funzionalità, ma, lasciando spesso ai singoli utenti, la “libertà” di agire che porta, ad esempio, ad errori nelle formule con ricadute anche gravi sulla marginalità del budget economico dell’evento.

Parliamo, a titolo di esempio, di attività come: preparare i preventivi ai clienti, comunicare gli ordini ai fornitori, aggiornare la Direzione con la situazione degli eventi in modo che possa elaborare i report interni di Profit & Loss e Profitability, comunicare all’Amministrazione quali eventi può procedere a fatturare, richiedere all’Amministrazione il pagamento degli anticipi ai fornitori che altrimenti non iniziano i lavori con il rischio di compromettere il buon esito di un evento e così via dicendo potremmo riempire pagine.

In questo contesto, il responsabile dell’agenzia, matura la consapevolezza che la crescita dell’azienda non può essere attuata su una base gestionale poco solida ed inizia a ragionare sull’adozione di una piattaforma software gestionale che consenta all’agenzia una migliore gestione dei processi operativi.

Il software perfetto per la tua agenzia di eventi

Una ricerca della soluzione, generalmente, inizia attraverso i canali consueti come: fornitori di servizi IT con cui collabora l’agenzia, il commercialista, ricerche su Google, etc…

Da questa ricognizione emergono generalmente tre prospettive di soluzione per l’adozione di una piattaforma software gestionale:

• Generalista
• Custom
• Verticale

Generalista

Si tratta, in genere, di prodotti software ad orientamento commerciale adatti prevalentemente per aziende che si occupano di vendita e acquisto di beni e/o a bassa complessità di fornitura di servizi.

Questo tipo di software trova una scarsa aderenza al modello di budget di commessa evento dove, molto spesso, vengono forniti servizi e beni non standardizzati e quindi è richiesta flessibilità descrittiva.

Inoltre, generalmente, non dispongono di funzionalità peculiari tipiche delle commesse evento come, ad esempio, la gestione della percentuale di FEE applicata ai beni servizi, la gestione automatica delle commissioni di rebate dai fornitori, etc…

Sulla carta questi prodotti a prima vista rispondono alle esigenze, ma nell’utilizzo pratico presentano complicazioni operative che determinano poca efficienza e finiscono per risultare più d’intralcio che di ausilio nella gestione quotidiana soprattutto per l’area Account/PM dell’agenzia e in generale di front end verso i clienti. Non è raro incontrare agenzie che hanno tentato la digitalizzazione dei processi con questi prodotti software, dovendosi poi arrendere all’evidenza di inadeguatezza e quindi abbandonarli.

Il vantaggio di queste soluzioni può essere, potenzialmente, rappresentato dalla messa in esercizio in tempi relativamente brevi e dal prezzo di acquisto apparentemente contenuto, ma occorre fare molta attenzione all’eventuale implementazione di personalizzazioni e consulenza di delivery che possono allungare e tempi e rendere il costo finale molto più alto rispetto ad un’ipotesi iniziale di prezzo, dato che, generalmente, il modello di business sottostante è la fornitura di prodotti software standardizzati e quindi personalizzazioni e consulenza possono risultare particolarmente onerosi.

Custom

Si tratta in genere di un approccio “artigianale” in cui il committente espone le esigenze di business dell’agenzia e partendo da quelle il fornitore informatico realizza, più o meno da zero, il software che poi verrà utilizzato in agenzia.

Il vantaggio apparente è che il software viene modellato dal punto di vista funzionale sulla specifica operatività dell’agenzia e quindi, soprattutto, nella fase iniziale di utilizzo si ha la sensazione di avere uno strumento coerente con l’operatività abituale.

Gli svantaggi principali sono:

• Il prezzo: generalmente molto alto in quanto, giustamente, si devono erogare molte giornate di lavoro da parte del fornitore con in più l’aggravante che tale “deflagrazione” del costo si manifesta nel tempo in funzione del livello di approfondimento dei requisiti stabiliti in fase iniziale di progettazione;
• Il fornitore non ha una specifica competenza del dominio operativo delle agenzie di eventi, bisogna quindi fare attenzione ai costi nascosti determinati dalle ore spese dallo staff dell’agenzia per trasferire le competenze/esigenze/problematiche tipiche del mondo degli eventi;
• Gli strumenti di base adottati in quanto, generalmente, queste implementazioni custom partono da framework di estrazione CRM che mal si adattano a esigenze gestionali dove la parte terminale del processo ha una ricaduta anche su aspetti amministrativo/fiscali. Inoltre, al crescere della complessità di gestione del processo, questi strumenti mostrano limiti strutturali che impediscono al software di evolvere e coprire specifiche aree di operatività;
• La manutenibilità ed evoluzione nel tempo in quanto, verosimilmente, il fornitore realizza il software solo per la specifica agenzia e quindi tutte le evoluzioni, sia normative (esempio fattura elettronica) che funzionali insistono sulla sola agenzia con la relativa incidenza dei costi che possono determinare importi anche rilevanti. Inoltre, l’agenzia è sottoposta al rischio fornitore che potrebbe decidere per proprie esigenze di non poter più fornire l’adeguato supporto nel tempo.

Verticale

Il prodotto software gestionale verticale, di solito, incorpora i vantaggi delle due soluzioni precedenti.

È definito verticale perché rende disponibili e già pronti molti casi d’uso operativi delle agenzie di eventi che le piattaforme software gestionali generaliste non dispongono e che potrebbero portare il responsabile dell’agenzia a propendere per una soluzione custom.

Gli aspetti da osservare quando si valuta una piattaforma gestionale verticale sono la specifica aderenza delle funzionalità rese disponibili in modo da stabilire se il processo operativo è coperto al 100% e qual è l’eventuale incidenza di personalizzazioni. Generalmente, in prodotti software verticali consolidati ed estesi in termini di funzionalità, la messa in esercizio richiede nessuna personalizzazione o molto minima.

Altro aspetto importante e positivo è che il fornitore conosce molto bene le esigenze delle agenzie di eventi e “parla la stessa lingua” di chi ci lavora facilitando, così, la fase di definizione delle esigenze dell’agenzia e le relative configurazioni che devono essere operate per il Go Live della piattaforma software

Altrettanto determinante è la competenza del fornitore in fase di formazione e supporto che oltre ad essere tecnico deve essere contestualizzato specificatamente nei processi operativi dell’agenzia.

È fondamentale anche vedere l’evoluzione funzionale (Changelog) nel tempo della piattaforma verticale per stabilire se è un prodotto software regolarmente evoluto inoltre si assume che per mantenere il proprio vantaggio competitivo tale evoluzione persista in futuro, verificare quindi se è presente un piano di evoluzione (Road map).

In linea generale, il costo economico diretto di una piattaforma software verticale si pone al centro tra le soluzioni generaliste e quelle custom. È importante, però, tenere conto del costo indiretto dovuto al tempo uomo speso per rendere operativa in esercizio la piattaforma nel caso di queste ultime due soluzioni.

Conosciamo bene le esigenze gestionali delle agenzie di eventi ed è per questo che da oltre 10 anni sviluppiamo e distribuiamo con continuità IEAP la piattaforma software gestionale per le agenzie di eventi.