Le Agenzie di Eventi hanno caratteristiche gestionali dei ricavi specifiche che per un Responsabile di Agenzia è molto importante considerare quando si decide di digitalizzare i processi operativi del back office dell’Agenzia.
Per questo motivo, quando un’Agenzia decide di superare la gestione interna portata avanti con strumenti classici di office automation (come Excel e Word) e passare a una piattaforma software gestionale, è importante considerare i seguenti fattori specifici propri della Event Industry.
Gli aspetti caratteristici della Event Industry da tenere in considerazione
- Avere evidenza immediata e chiara sia delle voci che determinano i ricavi che i costi e quindi del budget di commessa;
- Il calcolo e l’esposizione in tempo reale del Margine Operativo Lordo/First Margin (MOL/FM) di commessa sia in valore assoluto che in valore percentuale, metrica fondamentale in una industry ad alto impatto della componente costi diretti sulle commesse;
- Nel budget di commessa la gestione della FEE, che sia presente o che non sia presente, applicata a livello di riga di ricavo è una peculiarità fondamentale per poter generare un preventivo completo al Cliente;
- Il calcolo automatico dei rebate dovuti a commissioni riconosciute dai fornitori in presenza di specifici accordi (esempio: alberghi che ristornano parte del costo, etc…).
Inoltre, proprio per la natura spesso molto specifica e personalizzata della proposta economica al cliente, avere flessibilità nella costruzione e articolazione dei preventivi e quindi:
- Poter emettere dei preventivi ai Clienti organizzati gerarchicamente per raggruppamenti in modo da rendere più leggibili ed esplicative le proposte economiche;
- Poter gestire budget di commessa multipli senza che questo determini una falsa moltiplicazione di costi e di ricavi quando si esegue l’analisi dei risultati.
È molto importante anche considerare che le Agenzie non lavorano più sull’urgenza ma addirittura sull’emergenza date le pressanti richieste che arrivano dai clienti di produrre budget e preventivi con tempi, spesso, molto stringenti. Per questo motivo una piattaforma software deve consentire di:
- Poter far lavorare più Event Project Manager contemporaneamente sullo stesso budget interno di costi e ricavi di commessa;
- Produrre rapidamente preventivi da sottoporre al cliente a partire dal budget interno;
- Mitigare il rischio di errori che operare nell’urgenza potrebbe determinare (come, ad esempio, anomalie nelle formule sul foglio Excel che compromettono il margine economico, oppure l’esposizione nel preventivo di dati e informazioni che dovrebbero rimanere solo per la gestione interna e che invece finiscono nel documento sottoposto al cliente).
Infine, in un’ottica dell’efficienza operativa tra i reparti, avere dati disponibili e condivisi in tempo reale e soprattutto in automatico e quindi:
- Consentire agli Event Project Manager di avere una chiara ed immediata visione della situazione delle fatture emesse ai clienti e ricevute dai fornitori riconciliate sulle commesse;
- Analogamente per quanto sopra conoscere la situazione di incassi delle fatture clienti e pagamenti delle fatture fornitori.
Come un Responsabile dovrebbe scegliere il software gestionale per la propria Agenzia
In sintesi, quindi, è fondamentale per un Responsabile di Agenzia individuare una piattaforma software gestionale che consenta non solo genericamente di coprire i processi operativi, ma consenta di farlo in modo efficace ed efficiente.
Per mitigare il rischio di adottare un software che si riveli successivamente non adeguato alle esigenze e operatività dell’Agenzia non è sufficiente una generica dimostrazione della piattaforma che, generalmente, non consente di comprendere a fondo sia le reali potenzialità, ma anche e soprattutto la reale facilità di utilizzo.
Il Responsabile di Agenzia deve andare in profondità e richiedere al potenziale fornitore una dimostrazione basata su reali casi d’uso come ad esempio un paio di Eventi particolarmente complessi che sono stati gestiti dall’Agenzia, chiedendo di poter vedere come vengono declinati sulla piattaforma software che viene proposta.
Inoltre è fondamentale vedere come vengono prodotti gli output reali (come ad esempio i preventivi e gli ordini ai fornitori) e soprattutto osservare con quale facilità vengono inseriti i dati di ricavi e costi che compongono il budget di commessa.
L’importanza dell’acquisto della piattaforma software
L’acquisto di una piattaforma gestionale software non è assimilabile all’acquisto di un qualsiasi bene o servizio per i quali è sufficiente verificare il grado di copertura della garanzia e affidabilità del produttore, questo perché si tratta di uno strumento che accompagnerà la vita quotidiana dell’Agenzia e di chi vi lavora per molti anni a seguire.
Quindi è molto importante per il Responsabile di Agenzia stabilire con chiarezza quali sono gli impegni che si assumerà il fornitore nel tempo, sintetizzabili nei seguenti punti:
- Modalità di formazione iniziale, ad esempio è prevista una formazione one-to-one con gli utenti in modo da facilitare l’adozione e l’utilizzo di ogni singola persona che utilizzerà la piattaforma software considerando che il cambiamento di operatività sarà rilevante;
- Modalità di supporto nella fase di avviamento considerando che gli utenti, soprattutto nei primi giorni dopo la formazione, quando inizieranno a utilizzare materialmente la piattaforma software nell’operatività quotidiana, potrebbero avere bisogno di ricevere risposte a casi specifici di utilizzo e questo deve avvenire in modo tempestivo altrimenti si rischia l’abbandono e la sfiducia degli utenti che saranno tentati molto di più del dovuto a tornare ai precedenti strumenti utilizzati vanificando la digitalizzazione dell’Agenzia;
- Come verrà erogata l’assistenza a regime, ad esempio se è previsto il supporto telefonico;
- Come verrà evoluta la piattaforma software nel tempo accertandosi esista uno storico delle precedenti evoluzioni nel tempo ed eventualmente un piano di evoluzione per il futuro.
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