Quanto tempo e soprattutto che investimento economico dovrò sostenere? Quanto impatterà sulle persone? Queste e altre domande affollano la mente di un Responsabile di Agenzia Eventi quando valuta l’introduzione di una piattaforma software gestionale. Se anche tu sei alle prese con quesiti del genere, ti aiuteremo a trovare le risposte all’interno di questo articolo!
I fattori che possono portare ad un certo punto della propria esistenza un’Agenzia Eventi a decidere di valutare l’adozione di una piattaforma software gestionale possono essere molteplici; ad esempio fattori esterni, come un cliente già operativo o la partecipazione a gare in cui si richiede come prerequisito che l’Agenzia sia dotata di un software gestionale che consenta la gestione ordinata dei processi e di poter operare i relativi audit e reporting.
O, ancora, la presa di coscienza da parte del Responsabile di Agenzia di non riuscire a gestire correttamente il flusso di dati quotidiano e quindi non avere il controllo totale dell’Agenzia utilizzando solo i classici strumenti di Office Automation come Excel e/o la contabilità ordinaria.
Strategia di adozione di una piattaforma software gestionale
In questo scenario si pone la scelta di quale strategia adottare per introdurre una piattaforma software all’interno dell’Agenzia. Le opzioni possibili, generalmente, sono tre: Software gestionale generalista oppure Soluzione custom oppure Piattaforma software specializzata e verticalizzata per la Event Industry.
Abbiamo già esplorato all’interno di un altro articolo dedicato i pro e i contro delle tre opzioni e abbiamo trattato all’interno di un altro articolo l’importanza di non orientarsi verso una piattaforma software gestionale “qualsivoglia”.
In sintesi: a livello di strategia di adozione della piattaforma software gestionale il Responsabile di Agenzia deve chiedere e ricevere dal fornitore selezionato il massimo livello di garanzie di aderenza della piattaforma software alle proprie specifiche esigenze gestionali e questo può ottenerlo solo ricevendo ampie dimostrazioni pratiche, vedendo in azione il software gestionale anche con lo sviluppo di propri eventi, in modo da avere chiara visione di come gli Event Project Manager, l’Amministrazione e i generale tutti i reparti dell’Agenzia si troveranno ad operare con il nuovo strumento operativo.
Tutto questo è molto importante per evitare il rischio di avere un atteggiamento di rigetto soprattutto dagli Event Project Manager qualora la piattaforma software fosse aderente sulla carta al processo operativo, ma, nella sostanza, farraginoso e di difficile utilizzo quotidiano e poco flessibile nel consentire, soprattutto in fase di budget dei ricavi e dei costi, di poter poi produrre dei preventivi a cliente in modo facile e completo oppure che rimanga complesso riconciliare ricavi e costi di commessa con le rispettive fatture.
Tempi di adozione della piattaforma software gestionale
Altro aspetto fondamentale nella scelta della piattaforma software è stabilire con chiarezza quale sia il livello di profondità di copertura dei processi operativi.
Volendo fare una rapida check list dei processi che si vogliono coprire con la piattaforma software, potremmo scrivere:
- Compilazione del budget di commessa con ricavi e costi e determinazione del MOL di primo livello;
- Emissione dei preventivi ai clienti sia in formato pdf che Excel;
- Emissione degli ordini ai fornitori;
- Emissione delle fatture collegate ai preventivi a clienti;
- Riconciliazione delle fatture passive e in generale dei documenti contabili con i costi in commessa;
- Compilazione delle note spesa / consuntivi di spesa per le trasferte sugli eventi;
- Compilazione del timesheet / foglio ore per la rendicontazione del tempo dedicato alle commesse;
- Reporting direzionale di Profitability per commessa e cliente, Profit & Loss
E per ognuno dei punti sopra elencati, determinare il livello di dettaglio e di profondità.
Quanto sopra è realizzabile anche in funzione del grado di maturità e di consapevolezza dei processi interni dell’Agenzia Eventi.
In base a questi enunciati, si potrebbero avere scenari diversi di adozione partendo, ad esempio, dalle basi minime rappresentate da:
- Compilazione del budget di commessa con ricavi e costi e determinazione del MOL di primo livello;
- Emissione dei preventivi ai clienti sia in formato pdf che Excel.
Per introdurre successivamente nel tempo la copertura degli altri processi per Agenzie Eventi che vogliono approcciare la Digitalizzazione dell’Agenzia in modo graduale, ad esempio nell’arco dei successivi 12/24 mesi.
Nel caso di Agenzie strutturate in cui, anche in termini di commitment direzionale, si voglia dare sin dall’inizio un impulso forte alla digitalizzazione dei processi si potrebbe partire con tutti gli aspetti operativi relativi ai punti citati sopra in modo da costruire la base dati sulla quale nel tempo ottenere i KPI di analisi dei risultati dell’Agenzia mediante:
- Reporting direzionale di Profitability per commessa e cliente, Profit & Loss
È quindi fondamentale che sia il Responsabile di Agenzia a “dettare” i tempi di adozione della piattaforma software, in base ad un’analisi interna della reale “sostenibilità” dell’azione e dei risultati che nel tempo si vogliono ottenere.
In questa fase di analisi è quindi fondamentale che anche il partner tecnologico che si sceglie per introdurre la piattaforma software in Agenzia sia in grado di accompagnare la gradualità di adozione stabilita dalla Direzione, dando un contributo concreto, in base all’esperienza maturata nella specifica Industry, per aiutare a determinare pro e contro di determinate scelte avendo piena consapevolezza delle implicazioni che determinano.
Altrettanto importante che la piattaforma software consenta materialmente la gradualità di adozione stabilita dalla Direzione e non imponga compromessi pasticciati che renderebbero complicata la fruizione quotidiana – e quindi mal recepita dagli utenti.
Tempi e modalità di delivery della piattaforma software gestionale
Stabilito il partner tecnologico e la relativa soluzione software che verrà adottata, partirà la fase operativa che potrà durare un tempo variabile da qualche settimana a mesi, in funzione di differenti fattori, quali: della disponibilità del partner, di quanto la piattaforma software sia già pronta per l’utilizzo e anche del tempo a disposizione dei referenti interni dell’Agenzia Eventi incaricati di seguire il progetto.
Questa variabilità di tempi e soprattutto il rischio di dilatazione, oltre a eventuali esperienze negative di precedenti tentativi d’informatizzazione dell’Agenzia, potrebbero portare il Responsabile di Agenzia ad accantonare l’intenzione di digitalizzare l’Organizzazione.
Nel nostro caso, avendo un Team di consulenti con decennale esperienza nella digitalizzazione di Agenzie Eventi e una piattaforma software specializzata e verticalizzata per la copertura dei processi, generalmente i tempi di delivery si possono stimare in 3 o 4 settimane.
Grazie a un framework che abbiamo strutturato, consolidato e “rodato” nel tempo riusciamo a impattare il meno possibile sull’Agenzia Eventi e sui Referenti incaricati di seguire il progetto di digitalizzazione, focalizzando l’estrazione del valore in tutti i passaggi che portano alla piena operatività.
Sintetizzando, il nostro framework di delivery che porterà la tua Agenzia Eventi alla digitalizzazione dei processi è articolato nei seguenti passi:
- Analisi iniziale e ampia dimostrazione di come la nostra piattaforma software può aiutarti a digitalizzare la tua Agenzia Eventi;
- Offerta tecnico economica ed eventuale conferma dell’iniziativa progettuale di digitalizzazione dell’Agenzia;
- Analisi di dettaglio dei processi per stabilire la configurazione della piattaforma in base alle reali esigenze dell’Agenzia;
- Implementazione di eventuali personalizzazioni della piattaforma software qualora siano emerse durante la fase di analisi;
- Go Live della piattaforma software;
- Formazione agli utenti sia plenaria che in modalità one-to-one ove prevista;
- Supporto all’avviamento per gli utenti per facilitare l’utilizzo e rendere la piattaforma software uno strumento di ausilio quotidiano.
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