Le Agenzie di Eventi operano in un settore ad alta concorrenza e con forte rischio di erosione dei margini di guadagno in assenza di un controllo tempestivo e costante dei costi.
È per questo motivo che l’adozione di una Piattaforma Software Gestionale come IEAP facilita proprio il controllo di gestione consentendo all’Agenzia di essere profittevole o quantomeno di governare l’andamento economico al fine di prendere decisioni tempestive e mitigare il rischio di finire in perdita.
Ogni Agenzia di Eventi, in funzione delle proprie specifiche caratteristiche, può essere ad un livello più o meno avanzato e maturo nel controllo di gestione. Questo può dipendere da vari fattori come dimensione dell’Agenzia, consapevolezza della Direzione nell’applicazione delle logiche di controllo gestionale, “età anagrafica” di operatività dell’Agenzia, etc…
Fatte queste premesse, riteniamo che ci siano due metriche fondamentali minime per la gestione dell’Agenzia Eventi.
Metrica base: Margine Operativo Lordo (MOL) o First Margin (FM)
È una metrica di controllo gestionale che non può assolutamente mancare, almeno nella sua versione minima, di confronto tra i costi e i ricavi di commessa.
In pratica si tratta di confrontare i costi di commessa, almeno per la componente di beni e servizi acquistati in esterno, con i ricavi che si ottengono dalla vendita al cliente.
Il Margine Operativo Lordo (MOL) di primo livello detto anche First Margini (FM) è il KPI (Key Performance Indicator) che indica la profittabilità della commessa e può essere espresso sia in valore assoluto determinando il guadagno lordo economico monetario e sia in termini percentuali come rapporto tra il guadagno e il totale dei ricavi.
Quest’ultima dimensione di KPI è particolarmente importante in quanto espone il valore relativo di profittabilità e generalmente è utilizzato come benchmark di confronto rispetto ad un valore di riferimento di Agenzia sotto al quale gli Event Project Manager che compongono il budget di commessa e si interfacciano commercialmente con il cliente, non dovrebbero scendere.
Facciamo un esempio numerico.
Se i ricavi di commessa ammontano a € 37.800 ed i costi diretti di produzione ammontano a € 23.200 si avrà che il MOL assoluto è di € 14.600 pari ad un MOL percentuale di 38,62% dato dal valore di € 14.600 rapportato ai € 37.800.
Alla luce di quanto sopra è fondamentale che tale metrica sia sempre disponibile in tempo reale e monitorata dall’Event Project Manager in modo da poter prendere decisioni tempestive qualora il livello di stress del margine di commessa richieda un’analisi congiunta con la Direzione.
Come IEAP calcola questa metrica
In IEAP la Piattaforma Software per le Agenzie Eventi, la dashboard di gestione dei ricavi e dei costi di commessa utilizzati dagli Event Project Manager espone sempre in evidenza sia il MOL in valore assoluto che in percentuale.
Inoltre un alert automatico informa tempestivamente mediante email quando una commessa è scesa sotto un benchmark stabilito dalla Direzione.
Metrica avanzata: Margine Operativo Lordo di secondo livello (MOL2)
Il controllo sistematico del MOL di primo livello consente di verificare se la marginalità della commessa rientra nel range di equilibrio primario stabilito dalla Direzione almeno dal punto di vista dei costi diretti di produzione che insistono sulla commessa.
Per determinare l’effettiva marginalità della commessa non bisogna però sottovalutare:
- i costi diretti dovuti all’impiego del personale che gestisce la commessa (Event Project Manager, Art, Copy, Produzione, etc…)
- la quota di costi indiretti determinati dalle spese generali e dal personale non direttamente impegnato sulla commessa (personale amministrativo, segreteria, etc…)
Nella nostra esperienza di consulenti nelle Agenzie Eventi è frequente rilevare come commesse con un buon MOL di primo livello sprofondino su valori molto più bassi se non in perdita una volta applicati anche i fattori del costo del personale diretto e della quota parte dei costi indiretti di struttura e del personale.
Alla luce di quanto sopra, se per l’Event Project Manager è fondamentale avere gli strumenti per monitorare in tempo reale il MOL di primo livello è ancora più importante per la Direzione di Agenzia dotarsi di strumenti che consentano in tempo reale di monitorare il margine operativo lordo di secondo livello che è il vero termometro della redditività della commessa nel suo complesso.
Come IEAP calcola questa metrica
In IEAP, la Piattaforma Software per le Agenzie Eventi, come avviene per il MOL di primo livello è altrettanto facile monitorare anche l’andamento del MOL di secondo livello.
Infatti, è possibile determinare il MOL di secondo livello in modo automatico mediante l’applicazione di due tipologie di algoritmo alternative tra loro:
- Timesheet: Per le Agenzie Eventi che decidono di adottare la compilazione del timesheet/foglio ore da parte del personale è possibile determinare il costo orario e da questo moltiplicare per il numero di ore lavorate sulla commessa, così da determinare anche il costo diretto del personale sulla commessa. In base alla logica di ripartizione in quota parte percentuale del montante ore lavorate sulla commessa rispetto al montante ore complessive lavorate dall’Agenzia è possibile stabilire anche la quota parte dei costi indiretti di gestione come descritto in precedenza;
- Ricavi: Per le Agenzie Eventi che non vogliono adottare la compilazione del timesheet/foglio ore da parte del personale si prende come base di riferimento per la ripartizione in quota parte dei costi il valore dei ricavi assumendo che se la commessa rappresenta il 2% dei ricavi complessivi dell’Agenzia a questa possa essere applicato il 2% dei costi di tutto il personale e dei costi di struttura.
Risulta intuitivo che tra i due metodi quello applicato con la compilazione del timesheet garantisce un livello maggiore di accuratezza.
Comunque, in assenza dei timesheet, il metodo dei ricavi può rappresentare un razionale accettabile per un’analisi qualitativa.
Anche in questo caso, facciamo un esempio numerico.
Assumendo, per semplificare, che all’evento abbiano lavorato tre persone: Event Project Manager Senior, Event Project Manager Junior e un Copy con un costo azienda annuo rispettivamente di € 65.000, € 29.000 e € 35.000 e un impegno sull’evento di 75 ore per il Senior, 125 ore per il Junior e 20 ore per il Copy e volendo adottare un fattore standard FTE (Full Time Equivalent) di 1760 ore come divisore del costo azienda anno delle specifiche persone avremo rispettivamente come costo orario arrotondato: € 37, € 16 e € 20.
Otterremmo così un costo del personale diretto pari a: € 2.770, € 2.060 e € 398 per un totale di: € 5.227.
Al costo diretto del personale di cui sopra è necessario aggiungere la quota di costo dovuta alla ripartizione dei costi indiretti di struttura e i costi indiretti del personale spalmati in quota parte su tutte le commesse (amministrazione, segreteria, etc…). Ipotizzando a titolo di esempio un costo azienda complessivo di € 750.000.
Sempre nell’ipotesi di esempio che le ore lavorate per la commessa rappresentino lo 0,3% del montante ore complessive lavorate su tutte le commesse di Agenzia, si può stabilire la quota parte dei costi indiretti in € 2.250 determinato dall’applicazione dello 0,3% ai € 750.000 di costi indiretti.
A questo punto possiamo determinare l’ammontare totale dei costi complessivi a partire dai quali determineremo il MOL di secondo livello: € 5.227 (Costi diretti del personale) + € 2.250 (Costi indiretti di struttura e del personale) pari a: € 7.477 per un totale dei costi di commessa aggregati di € 30.677.
Per cui il MOL di secondo livello in valore economico ammonta in valore assoluto a € 14.600 – € 7.477 = € 7.123 mentre per il valore in percentuale il MOL scende al 18,84% quindi circa 20 punti percentuali in meno. Una sostanziale differenza in termini reali!
Come rendere profittevole la tua Agenzia con i numeri giusti
La sintesi che possiamo trarre è che basarsi solo sul considerare il primo livello di MOL può rappresentare una base di partenza, ma è fondamentale monitorare tempestivamente soprattutto il MOL di secondo livello e questo non è facile, soprattutto nella vita pratica, in quanto collezionare i dati per ottenere questo livello di profondità è molto complesso e dispendioso in termini di tempo se non si dispone di strumenti adeguati.
Inoltre, avere il dato di marginalità per una commessa è senz’altro importante, ma per gestire nel complesso la profittabilità dell’Agenzia è fondamentale conoscere la marginalità a livello di cliente e gruppo cliente così da poter trarre le relative conclusioni in merito alle politiche commerciali da intraprendere nella relazione con i clienti.
Con IEAP hai una gestione al centesimo della tua Agenzia
In IEAP la Piattaforma Software per le Agenzie Eventi, è disponibile il report con il quale è possibile ottenere in tempo reale sia il MOL di secondo livello della singola commessa che a livello di gruppo cliente.
Se sei un responsabile di Agenzia Eventi e vuoi toccare con mano quanto descritto sopra chiedi e senza impegno otterrai una presentazione e una dimostrazione di come la Piattaforma Software IEAP può aiutarti a rendere profittevole la tua Agenzia.
