Software gestionale per Agenzie Eventi: Andresti con il trattore da Roma a Milano?

Ottimizzare i processi per raggiungere più velocemente e più efficacemente gli obiettivi

Andresti con il trattore da Roma a Milano?

Premesso che, come dice l’antico adagio “Necessità fa virtù”, affrontare un viaggio da Roma a Milano con il trattore non è esattamente il modo migliore per arrivare a destinazione. Utilizzare un treno veloce o una confortevole berlina renderebbero certamente l’esperienza di viaggio più confortevole e soprattutto più efficiente ed efficace, soprattutto se viaggi per affari.

Questa metafora descrive quanto potrebbe accadere ad un’Agenzia di Eventi che decidesse di adottare un software gestionale non adeguato per gestire i processi interni e digitalizzare l’operatività.

È chiaro che l’esperienza, anche fisica, di affrontare un viaggio con un mezzo che offre parziali vantaggi e molti svantaggi è immediatamente visibile nella mente di chi si appresta a viverlo. Non è altrettanto facile individuarlo nell’adozione di strumenti operativi aziendali come il software gestionale, che, a prima vista, sembrerebbero risolvere tutte le esigenze in fase di demo e presentazione, ma che poi, calati nella quotidianità, mostrano tutta una serie di limiti e farraginosità che portano l’Agenzia a vivere l’esperienza di adozione della Piattaforma gestionale con le stesse conseguenze ben chiare per il viaggio di cui sopra.

Gli svantaggi dei software generalisti

Un software gestionale generalista, sulla carta, risponde alle esigenze di un’Agenzia Eventi, ma poi quando andiamo ad analizzare in dettaglio come sono implementate le funzionalità emerge chiaramente che per ottenere un certo risultato ci si arriva con una serie di giri che rendono il tutto inefficiente.
Oppure, quando si scende nel particolare, si scopre che alcune esigenze operative peculiari di un’Agenzia Eventi non sono disponibili e si rischia di dovere continuare a tenere strumenti extra sistema come i fogli Excel.

Proviamo a fare qualche esempio tra i tanti disponibili:

• Il calcolo e l’esposizione in tempo reale del Margine Operativo Lordo/First Margin (MOL/FM) di commessa sia in valore assoluto che in valore percentuale, metrica fondamentale in una industry ad alto impatto della componente costi diretti sulle commesse;
• La gestione della FEE nel budget di commessa, che sia presente o che non sia presente, applicata a livello di riga di ricavo è una peculiarità fondamentale per poter generare un preventivo completo al Cliente;
• Il calcolo automatico dei rebate dovuti a commissioni riconosciute dai fornitori in presenza di specifici accordi per evitare di perdere ricavi per dimenticanza;
• Poter emettere dei preventivi ai Clienti organizzati gerarchicamente per raggruppamenti in modo da rendere più leggibili ed esplicative le proposte economiche;
• Poter far lavorare più Event Project Manager contemporaneamente sullo stesso budget interno di costi e ricavi di commessa;
• Poter gestire budget di commessa multipli senza che questo determini una falsa moltiplicazione di costi e di ricavi quando si esegue l’analisi dei risultati;
• Consentire agli Event Project Manager di avere una chiara ed immediata visione della situazione delle fatture emesse ai clienti e ricevute dai fornitori riconciliate sulle commesse

Come scegliere il software realmente adatto alla tua Agenzia?

Detto questo, come può il Responsabile di un’Agenzia Eventi, che si trova di fronte alla scelta di una Piattaforma software gestionale, mitigare il rischio di adottare uno strumento che, potenzialmente, dopo qualche settimana potrebbe richiedere all’Agenzia di “viaggiare” su un trattore invece che su una berlina?

È fondamentale nella scelta del software gestionale richiedere al potenziale fornitore un’accurata e analitica verifica di quanto e come la Piattaforma copre i processi operativi e funzionali dell’Agenzia.

Tecnicamente si definisce Proof of Concept (PoC) e consiste nella simulazione da parte del fornitore della soluzione software di un contesto coerente con le esigenze dell’Agenzia e nella condizione minima dovrebbe consentire al Responsabile dell’Agenzia Eventi di osservare almeno tre case history di Eventi operati realmente realizzati traslati sulla Piattaforma software.

I vantaggi del ricevere un Proof of Concept dal fornitore del software

Un PoC al minimo dovrebbe consentire al Responsabile di Agenzia di osservare dal vivo con i suoi Eventi di esempio di cui sopra e non su generiche slide di presentazione, i seguenti casi d’uso:

• Sviluppo del budget interno di ricavi e costi di commessa, in particolare come avviene il data entry perché è un fattore fondamentale per far si che Event Project Manager e Operatori di Produzione trovino il massimo beneficio e non un ostacolo nell’operatività quotidiana;
• Emissione di un preventivo a cliente generato a partire dal budget interno (senza dover scrivere più volte i dati);
• Emissione di un Ordine a fornitore generato a partire dal budget interno (senza dover scrivere più volte i dati);
• Emissione delle fatture a clienti;
• Ricezione delle fatture dai fornitori;
• Riconciliazione dei ricavi e dei costi di commessa con le fatture clienti e le fatture fornitori;
• Emissione delle note spesa / consuntivi spesa e relativa integrazione automatica in commessa.

In funzione del livello di profondità di analisi dei risultati aziendali di profittabilità richiesti dall’Agenzia, un ulteriore livello di verifica del PoC della Piattaforma software dovrebbe riguardare i seguenti aspetti:

• Modalità con cui vengono registrate le ore lavorate dal personale di Agenzia sulle commesse (timesheet);
• Modalità con cui vengono registrati i costi azienda del personale;
• Modalità con cui vengono registrati i costi di struttura;
• Il reporting di profittabilità sia a livello di commessa che di cliente;
• Il Profit & Loss (PnL) previsionale e consolidato di Agenzia.

Software gestionale: un asset fondamentale per l’Agenzia

In sintesi, prima di procedere con l’introduzione di un software gestionale in Agenzia, il Responsabile deve assicurarsi che il veicolo che consentirà all’Agenzia un viaggio verso la crescita sia confortevole, efficace ed efficiente come un viaggio in treno in prima classe e non difficoltoso seduto a bordo di un trattore.
Anche perché la scelta di una Piattaforma software gestionale può rappresentare un asset aziendale importante che accompagnerà la vita quotidiana nell’operatività dell’Agenzia per un periodo molto lungo negli anni.

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