Il Contesto di riferimento dell’Agenzia
L’Agenzia che ci ha contatto è una Medium Agency nel panorama nazionale della Event Industry con una solida base di clienti, competenze specifiche per la Live & Digital Communication nel settore Fashion e con un giro d’affari di circa 7M e un Team composto da una decina di Event Manager oltre ad altre professionalità complementari.
Il Management ha tradizionalmente guidato la gestione aziendale con una costante e metodica attenzione ai KPI di andamento dell’Agenzia come FM/MOL, EBITDA, EBIT, Cashflow, etc…
L’esigenza dell’Agenzia
Dopo aver superato la fase critica dovuta alla pandemia COVID-19, l’Agenzia ha potuto e saputo grazie al consolidato rapporto con i Clienti, riprendere rapidamente la crescita del fatturato che aveva caratterizzato gli anni precedenti l’eccezionale situazione di cui sopra.
In questo contesto si rafforza l’esigenza di dotarsi di strumenti operativi che consentano la Trasformazione Digitale, mediante una gestione integrata dei processi operativi degli Event Manager con quelli Amministrativi, che abbiano uno sbocco finale nell’Analisi Direzionale dei KPI gestionali.
La consapevolezza da cui matura la decisione di adottare una Piattaforma Gestionale Software verticalizzata di mercato
Il Management, sempre attento all’osservazione dei KPI di andamento aziendale, ha presto compreso che continuare a gestire l’operatività, seppur diligentemente, con fogli Excel non avrebbe consentito di ottenere la rapidità ed accuratezza dei dati necessarie per prendere decisioni informate e tempestive, atte a garantire la continuità aziendale in un settore ad alta concorrenza come l’Event Industry.
Il sistema contabile, seppur correttamente tenuto ed aggiornato, non consentiva per sua natura, di ottenere la granularità ed analiticità di dettaglio dei dati richieste dal Management.
In questo contesto matura la decisione del Management di adottare una Piattaforma Software Gestionale (ERP) che consenta di gestire tutta la catena del valore dei processi operativi che porta ai KPI di sintesi.
La sfida
L’Agenzia, scartata l’ipotesi di approcciare con un progetto di realizzazione Custom e rilevato che i moduli complementari del sistema contabile per la gestione delle commesse sono inadeguati per gestire le peculiarità di un’Agenzia di Eventi, decide così di operare una ricerca per individuare una soluzione di mercato che possa rispondere alle esigenze di crescita.
I driver della ricerca sono:
- Piattaforma con funzionalità già verticalizzate per le Agenzie che operano nella Event Industry;
- Tempi di analisi di dettaglio dei requisiti che non siano dilatati e altrettanta rapidità di setting e Go Live;
- Possibilità di acquisto di licenza d’uso in modalità Perpetual per una capitalizzazione dell’investimento;
- Possibilità di esternalizzare la gestione dell’infrastruttura;
- Formazione e supporto nel tempo flessibili e adeguati alle esigenze di disponibilità e urgenza proprie di chi opera nella Event Industry.
Il percorso di selezione
Con l’Agenzia avevamo avuto una prima fase di valutazione nel 2019 della nostra Piattaforma Software Gestionale IEAP specializzata per le Agenzie che operano nella Event e Live & Digital Communication Industry, ma le condizioni eccezionali determinate dalla Pandemia avevano interrotto la fase esplorativa.
Superata completamente la fase critica di cui sopra, a settembre l’Agenzia ci contatta per riprendere il percorso di valutazione di IEAP.
Organizziamo così nel giro di pochi giorni una videocall per riprendere il discorso interrotto e acquisire le esigenze specifiche ulteriormente maturate e facciamo già una prima demo live della Piattaforma Software anche per illustrare tutte le evoluzioni funzionali che ci sono state negli anni successivi al nostro primo contatto. Contestualmente concordiamo una seconda demo focalizzata su due loro case history relative a Commesse Evento con una significativa complessità e soprattutto come la Piattaforma copre le esigenze di Reporting Direzionale al fine di ottenere i KPI desiderati.
Gli specialisti IEAP acquisiscono i requisiti espressi dall’Agenzia e preparano un Proof of Concept (POC) che consenta di verificare la copertura funzionale della Piattaforma Software in tutte le fasi del processo che possiamo sintetizzare in: Preventivi ai clienti, Ordini ai fornitori, Riconciliazione dei ricavi e dei costi di commessa con i documenti contabili, Cashflow finanziario, Reporting Direzionale: Profit & Loss (PnL), Profitability a livello di commessa e cliente.
Nella seconda sessione viene fatta un’ampia panoramica dimostrativa delle funzionalità della Piattaforma Software IEAP con particolare riferimento alle due case history che ci erano state inviate; mostriamo anche come vengano gestite la rendicontazione delle spese (consuntivi/nota spese), dato che l’Agenzia ne fa largo utilizzo e rappresenta quindi un punto di attenzione nella gestione ordinata e semplificata del processo, e la compilazione dei timesheet per la rendicontazione delle ore lavorate dal personale di Agenzia sulle Commesse Evento, fondamentale per la determinazione della Profitability di commessa e cliente oltre ad analizzare i report da cui ottenere i KPI desiderati.
L’Agenzia rileva che effettivamente la Piattaforma copre adeguatamente integralmente le esigenze operative e funzionali e, nel mese di ottobre, viene condivisa la proposta tecnico economica mettendo a punto alcuni dettagli.
Il Go Live
A inizio novembre l’Agenzia conferma la volontà di aderire alla nostra proposta tecnico economica con l’obiettivo di avere il Go Live per inizio gennaio successivo.
La restante parte del mese di novembre lavoriamo a stretto contatto con l’Agenzia per definire i parametri di setting della Piattaforma, in base alle specifiche raccolte in fase di prevendita e agli approfondimenti di dettaglio svolti nelle settimane successive all’approvazione dell’iniziativa progettuale.
Nel mese di dicembre, operiamo i setting, arrivando puntualmente al Go Live per l’ultima settimana di dicembre.
Nella prima quindicina di gennaio viene erogata la formazione al personale dei vari reparti dell’Agenzia: Event Manager, Amministrazione, Creativi e Direzione che iniziano immediatamente ad operare con IEAP per costruire i budget di commessa, generare i preventivi per i clienti ed emettere gli ordini ai fornitori, emettere le fatture ai Clienti e riconciliare le fatture fornitori elettroniche che iniziano ad arrivare da SdI, oltre tutte le altre funzionalità disponibili nella Piattaforma Software Gestionale.
Nel mese di febbraio vengono elaborati i primi report direzionali.
La verifica della promessa di valore di IEAP
Fin dall’inizio di utilizzo, IEAP conferma la bontà di sapere rispondere alla promessa di valore iniziale, consentendo all’Agenzia, di essere operativa nel passaggio da una gestione destrutturata propria dei fogli Excel ad una piattaforma software gestionale di mercato verticalizzata.
Già dalle prime elaborazioni dei report Direzionali si conferma che l’impostazione consente di ottenere in modo semplice e tempestivo i KPI sulla base dei quali valutare l’andamento aziendale. In questo modo, grazie ad un aggiornamento dei dati capillare e sistematico di tutti i reparti dell’Agenzia, il CFO è in grado di presentare su base quindicinale al CEO i dati sulla base dei quali poter prendere le decisioni.
Le evoluzioni successive
Grazie ai periodici rilasci di aggiornamenti di IEAP previsti nel piano di evoluzione, l’Agenzia ha potuto beneficiare nel tempo della disponibilità di nuove funzionalità.
Grazie alla possibilità che abbiamo di intervenire direttamente sulla Piattaforma Software per produrre personalizzazioni, l’Agenzia ha potuto beneficiare di alcune implementazioni personalizzate rese disponibili in tempi rapidi che hanno reso i report Direzionali ancora più ricchi di dati su cui basare le decisioni.
